Musica Vitaes hantering av personuppgifter
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det gäller till exempel namn, personnummer, bild, adress, e-postadress och telefonnummer. Det gäller även till exempel bokningsnummer och elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer. Musica Vitaes hantering av personuppgifter ska ske på ett lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt, i den omfattning vi bedömer det nödvändigt samt på ett sätt som undviker att kränka den registrerades personliga integritet. Musica Vitae har ansvar för att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder.
I vissa fall kan Musica Vitae behöva dela information med relevant tredje part, t.ex. en tjänsteleverantör, utöver de fall där ett avtals fullgörande eller att uppfylla en rättslig förpliktelse är laglig grund. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett tryggt och säkert sätt upprättar Musica Vitae ett avtal (biträdesavtal eller dylikt) med externa parter som behandlar personuppgifter för vår räkning.
Laglig grund och lagringsminimering
Beroende på i vilket syfte personuppgifter inkommer till Musica Vitae (om personen är anställd, en samarbetspart, kund eller liknande), ser laglig grund och tiden för gallring/lagring av personuppgifter olika ut. Av ”Register över Musik i Syds personuppgiftsbehandling” framgår med vilken laglig grund uppgifterna samlas in/lagras, samt den gallringspolicy som gäller för de olika behandlingarna. Ändamålet med behandlingen styr vilka uppgifter som samlas in och sparas – aldrig mer eller under längre tid än vad som bedöms nödvändigt. Gallring genomförs regelbundet. Personuppgifter kan dock mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring. Om så är fallet kan personuppgifterna sparas enligt relevant gällande annan lagstiftning.